Kassasystem-kalkylator: vad kostar ditt kassasystem på 3 år?

Så använder du kalkylatorn

Börja med att välja en leverantör som förval, eller fyll i egna värden. Ange sedan den hårdvara du behöver per kassa, din genomsnittliga kortomsättning per månad och den transaktionsavgift du fått i offerten. Resultatet visar totalkostnaden under 36 månader, vilket är den vanligaste avtalsperioden.

Varför tre år?

De flesta kassasystemsavtal och hyresavtal för hårdvara löper på 24–36 månader, och hårdvaran håller normalt minst så länge. Att jämföra på tre år gör att engångskostnader och löpande kostnader vägs rättvist mot varandra. Vill ni hellre slippa fasta avgifter, läs om kassasystem utan månadskostnad och om kortterminal och kassasystem innan ni fyller i siffrorna, och jämför sedan med de bästa kassasystemen 2026.

Transaktionsavgiften är ofta störst

För en verksamhet med 150 000 kr i månaden på kort motsvarar varje halv procentenhet 750 kr i månaden – 27 000 kr på tre år. Därför kan ett system med månadsavgift och lägre transaktionsavgift bli billigare än ett "gratis" system. Prova att ändra transaktionsavgiften och se hur totalen förändras.

Kostnader kalkylen inte fångar

• Tilläggsmoduler som lager, kundklubb och e-handel, om de inte ingår i månadsavgiften.
• Swish Handel, som debiteras av din bank per transaktion.
• Kontanthantering och värdetransport.
• Din egen tid för uppsättning, utbildning och bokföring.

Läs mer i vår prisguide eller jämför kassasystem sida vid sida.

Bestäm vad jämförelsen ska omfatta

Gör först en lista över det som måste fungera från öppningsdagen. Det kan vara en kassa, kortbetalning, kvittoskrivare och underlag till bokföringen. Skriv därefter upp sådant som är önskvärt men inte avgörande, exempelvis kundklubb eller mer detaljerade lagerrapporter. Då jämför du kostnaden för samma arbetsuppgift, inte två paket med olika innehåll.

Använd samma antal kassor och samma kortomsättning i samtliga alternativ. Kontrollera också hur leverantören räknar licenser: en extra terminal, användare eller försäljningsplats behöver inte prissättas som en extra kassa. Kalkylatorns modell multiplicerar hårdvara och månadsavgift med antalet kassor. Om din offert har en annan struktur behöver du anpassa underlaget och dokumentera skillnaden.

Skilj på ett känt nollpris och en okänd kostnad

Ett tomt prisfält betyder inte att tjänsten är kostnadsfri. Markera i ditt offertunderlag vilka poster som är bekräftade och vilka som återstår att få svar på. Ett alternativ med ofullständigt underlag kan se billigast ut därför att installation, support eller kontrollsystem ännu inte har räknats med. Be om ett skriftligt svar innan du använder totalen som beslutsgrund.

Två kostnadsscenarier med samma kortomsättning

Följande är räkneexempel, inte leverantörsofferter. Vi antar en kortomsättning på 150 000 kr per månad under samtliga 36 månader. Hårdvara, uppstart och fasta avgifter lämnas utanför just denna deljämförelse för att visa hur kortavgiften påverkar kostnaden.

Vid en antagen transaktionsavgift på 1,0 procent blir kortavgiften 1 500 kr per månad och 54 000 kr över tre år. Vid 2,75 procent blir motsvarande belopp 4 125 kr per månad och 148 500 kr över tre år. Skillnaden är 94 500 kr. Procentsatserna hämtas från sidans befintliga avgiftsintervall, men säger inte vilken avgift ett visst företag faktiskt erbjuds.

Jämförelsen är bara användbar om procentsatserna avser samma slags betalningar och omfattar samma avgiftsdelar. Finns en fast avgift per köp behöver den bedömas separat. Be också om besked om olika korttyper kan få olika pris. En procentsats i en rubrik är inte tillräckligt underlag för en fullständig betaljämförelse.

Vad händer när försäljningen varierar?

Kalkylatorn använder din angivna månadsomsättning genom hela perioden. För en säsongsverksamhet bör du därför summera årets kortförsäljning och fördela den över årets månader, i stället för att mata in en stark sommarmånad som normalmånad. Fasta avgifter kan samtidigt fortsätta under stängda månader. Kontrollera avtalet innan du antar att de går att pausa.

Gör sedan en försiktig och en högre försäljningsprognos med dina egna siffror. Om samma alternativ är rimligt i båda fallen är beslutet mindre känsligt för prognosen. Om vinnaren byts när omsättningen ändras behöver du framför allt förstå kortavgiften och hur lätt avtalet går att ändra.

Hypotetiskt mini-case: caféet väljer mellan två offerter

Ett påhittat café räknar med 150 000 kr i kortomsättning per månad. Ägaren får två offerter där skillnaden i kortavgift är en halv procentenhet. Allt annat antas vara lika i den första jämförelsen. Den lägre procentsatsen sparar då 750 kr per månad, alltså 27 000 kr under 36 månader.

Caféet använder 27 000 kr som jämförelseutrymme, inte som en automatisk besparing. Om alternativet med lägre kortavgift samtidigt har högre fasta kostnader måste dessa dras av från fördelen. Ägaren kontrollerar dessutom att kvittoskrivare, kontrollösning och bokföringskoppling ingår på samma sätt. Först därefter går det att avgöra vilken offert som är billigast för caféets behov.

Vanliga misstag när totalen ska tolkas

• Att räkna in köpt hårdvara och samtidigt hela hyran för samma utrustning.
• Att jämföra en kampanjavgift med ett ordinarie pris utan att kontrollera tiden efter kampanjen.
• Att använda total försäljning som kortomsättning trots att en del betalas på andra sätt.
• Att räkna med en integration utan att kontrollera om den kräver en separat modul.
• Att behandla den lägsta beräknade kostnaden som bevis för att systemet passar verksamheten.

Spara inmatade värden tillsammans med offerten och datumet för jämförelsen. Då kan du senare se om en ändrad total beror på ett nytt pris, fler kassor eller en annan försäljningsprognos. Använd resultatet för att ställa bättre frågor till leverantören, inte som ersättning för avtalsvillkoren.

Vanliga frågor