Z-rapport och dagsavslut – så fungerar det i kassasystemet

Vad är en Z-dagrapport?

En Z-dagrapport är kassaregistrets sammanställning av en försäljningsdag. Enligt Skatteverkets rättsliga vägledning ska företaget vid försäljningsdagens slut ta fram en rapport över dagens försäljning för varje kassaregister som har använts under dagen. Regeln finns i 4 kap. 5 § SKVFS 2021:18, och vilka uppgifter rapporten ska innehålla framgår av 7 kap. 3 § SKVFS 2021:17. Rapporten får sammanställas och bevaras antingen på papper eller elektroniskt.

I vardagen kallas momentet ofta dagsavslut, kassaavslut eller att ”köra Z”. Benämningen varierar mellan leverantörer, men funktionen är densamma: dagens registreringar summeras och perioden stängs. Den som har läst vår genomgång av kassalagen 2027 känner igen logiken – kassaregistret ska ge ett spårbart underlag som inte går att ändra i efterhand.

X-rapport och Z-rapport – skillnaden

X-dagrapporten är en avläsning under dagen. Den visar hur försäljningen ser ut just nu men stänger ingenting. Den används ofta vid skiftbyte, när någon vill kontrollera kassalådan mitt på dagen eller när en chef vill se hur långt dagen har kommit. Z-dagrapporten är däremot avslutet och ska tas fram när försäljningsdagen är slut.

Båda rapporterna ska bära kassabeteckningen. Skatteverket anger att varje registreringsenhet ska ha en unik kassabeteckning som finns på kvitton, X-dagrapport och Z-dagrapport. Har ni flera kassor i samma lokal behöver ni alltså ett avslut per kassaregister, inte ett gemensamt för hela butiken. Ordet kassabeteckning och andra begrepp förklaras i vår ordlista om kassasystem.

Så bygger ni en dagsavslutsrutin

Bestäm först vem som ansvarar för avslutet och när det ska ske. En restaurang som stänger köket vid 22 men baren vid 01 behöver bestämma vad som räknas som försäljningsdagens slut för respektive kassa. Skriv ned rutinen, så att den fungerar även när ordinarie ansvarig är ledig.

Räkna därefter kontanterna och jämför med rapportens kontantbelopp. Jämför kortbeloppet med terminalens dagsavslut och kontrollera Swish separat om den betalningen inte är integrerad. Avvikelser ska förklaras samma dag, inte i slutet av månaden. Sist bör underlaget föras vidare till bokföringen – automatiskt om ni har en koppling som den vi beskriver i guiden om kassasystem med Fortnox, annars manuellt med rapporten som verifikation.

• Avsluta alla öppna notor eller flytta dem enligt rutin.
• Ta fram Z-dagrapport för varje använd kassa.
• Räkna kontanter och notera växelkassa.
• Stäm av kort och Swish mot leverantörernas rapporter.
• Dokumentera och förklara differenser.
• För över underlaget till bokföringen.

Vanliga differenser och vad de brukar bero på

Den vanligaste differensen är felaktigt betalsätt: en kortbetalning har registrerats som kontant eller tvärtom. Skatteverket beskriver hur det ska rättas – med ett returkvitto som korrigerar det felaktiga kvittot och ett nytt kassakvitto med rätt betalningsmedel. Att bara justera i bokföringen räcker alltså inte. Läs mer om kvittoreglerna i guiden om kvittokrav i kassasystemet.

Andra orsaker är dricks som tagits ur kassalådan, kontanter som lagts i fel låda och tidsskillnader mellan kortinlösarens dygn och er försäljningsdag. Det sista syns ofta som att kortbeloppen ”förskjuts” en dag. Det är inget fel i sig, men rutinen bör beskriva hur ni hanterar det. Om dricks förekommer, se vår separata guide om dricks i kassasystemet.

Vad ska ni fråga leverantören om dagsavslutet?

Be om ett exempel på en Z-dagrapport från systemet och kontrollera att den går att spara elektroniskt. Fråga om avslutet kan göras automatiskt vid en viss tid, vad som händer om någon glömmer det och hur rapporten exporteras till bokföringen. Ett molnbaserat system kan ofta visa alla kassors avslut i en webbportal, medan ett äldre register skriver ut på papper.

Fråga också hur systemet visar avslut per kassa när ni har flera enheter, och om rapporten kan tas fram i efterhand om ett avslut har missats. Svaret säger mycket om hur väl leverantören har tänkt på kontrollsituationen. Ta med frågorna när ni [jämför kassasystem](/) och när ni begär offert.

Dagsavslutet och bokföringen

Z-dagrapporten är normalt det underlag som dagens försäljning bokförs på. Den visar försäljning per momssats och betalsätt, vilket gör den till en naturlig verifikation. När momssatserna ändras – som när livsmedelsmomsen sänktes till 6 procent från den 1 april 2026 – blir det extra viktigt att artiklarna ligger på rätt sats, eftersom fel annars följer med hela vägen in i momsdeklarationen. Se guiden om moms i kassasystemet.

Hur ofta ni bokför och vilka tidsfrister som gäller beskriver vi i guiden om kassasystem och bokföring. Där finns också exempel på hur en daglig, veckovis och månatlig avstämning kan se ut.

Exempel: café med en kassa och en bar med tre

Ett café med en kassa, kortterminal och Swish stänger klockan 17. Den som stänger avslutar eventuella öppna köp, tar Z-dagrapporten och jämför kontantbeloppet med lådan. Kortbeloppet kontrolleras mot terminalens dagsrapport och Swish mot appen eller banken. Hela rutinen tar ofta under tio minuter när den är inövad. Om det skiljer sig antecknas orsaken direkt på rapporten eller i kassans kommentarsfält.

En bar med tre kassor och sena öppettider har fler moment. Varje kassa ska ha sitt eget avslut, och dricks på kort behöver hållas isär från försäljningen. Det är vanligt att personalen vill göra ett gemensamt avslut för alla kassor, men Skatteverkets regel är en Z-dagrapport per använt kassaregister. Bestäm också hur ni gör när försäljningen pågår efter midnatt: i rutinen bör det stå att försäljningsdagen räknas till dagen då passet började. Läs mer om barens behov i guiden om kassasystem för bar och nattklubb.

Vanliga misstag vid dagsavslutet

Det första misstaget är att glömma avslutet helt. Vissa system kör avslutet automatiskt vid en viss tid, men det ersätter inte avstämningen. Det andra är att flera personer gör egna avslut på samma kassa under dagen, vilket gör det svårt att följa upp. Det tredje är att avvikelser rättas i bokföringen i stället för i kassan, så att rapport och verifikation inte längre stämmer.

Ett fjärde misstag är att spara rapporterna slarvigt. Om rapporterna skrivs ut, samla dem i en pärm per månad; om de sparas elektroniskt, kontrollera att de finns kvar efter ett byte av system. Läs om exporter och arkivering när ni byter kassasystem och om rapporternas plats i de nya kraven på kassaregister. En rutin som fungerar i vardagen är den bästa förberedelsen inför ett kontrollbesök.

Ansvar, behörigheter och uppföljning

Bestäm vilka som får göra dagsavslut och vilka som får göra rättelser. I många kassasystem kan behörigheter sättas per person, så att en extraanställd kan sälja men inte ta Z-rapport eller göra returer. Det minskar risken för misstag och gör det lättare att följa upp vem som gjort vad.

Följ upp differenserna över tid. En enstaka differens på några kronor är vanlig, men ett mönster – samma veckodag, samma pass, samma kassa – är en signal om att rutinen behöver ändras. Notera differenserna i en enkel lista och gå igenom den en gång i månaden tillsammans med den som sköter ekonomin. Har ni flera enheter, jämför dem med varandra; skillnader mellan butiker visar ofta var utbildningen behöver förstärkas. För mindre företag finns råd om enkla upplägg i guiden om kassasystem för småföretag.