Regler i vardagen · Primärkällor
Kvittokrav – det här gäller för kvitton från kassasystemet
Kvittot är det kunden ser av kassaregistret – och det Skatteverket ofta tittar på först vid ett kontrollbesök. Reglerna är tydligare än många tror: kvittot ska tas fram vid varje försäljning, erbjudas aktivt och innehålla vissa uppgifter, men det behöver inte vara av papper.
Grundregeln: ta fram och erbjud kvitto vid varje köp
Enligt 39 kap. 7 § skatteförfarandelagen ska den som är skyldig att använda kassaregister vid varje försäljning ta fram ett kvitto från kassaregistret och erbjuda kunden det. Det gäller oavsett om kunden betalar kontant eller med kort. Skatteverket understryker i sin rättsliga vägledning att det saknar betydelse om kunden begär kvitto. Även när kunden uttryckligen avstår ska kvittot tas fram.
Det räcker inte heller med en skylt vid kassan som uppmanar kunderna att säga till om de vill ha kvitto. Det krävs en aktiv handling från personalen. Vem som omfattas av skyldigheten att ha kassaregister över huvud taget förklarar vi i guiden om kassalagen 2027 och i vårt test om ni behöver kassaregister.
Digitalt kvitto eller papperskvitto
Skatteverket slopade 2024 kravet på att alltid kunna erbjuda kvitto i pappersform. Myndigheten anger att det inte finns något rättsligt krav på att kvittot ska vara av papper. Företaget kan välja att erbjuda papperskvitto, elektroniskt kvitto eller låta kunden välja mellan dem.
Ett digitalt kvitto ska fortfarande tas fram av kassaregistret och erbjudas kunden. Det betyder att lösningen för att skicka kvittot – sms, e-post, QR-kod eller app – behöver fungera i praktiken även när kön är lång. Fråga leverantören hur det digitala kvittot erbjuds, vad som händer när kunden inte vill lämna kontaktuppgifter och hur kvittot kan visas på skärm. Vill ni fortsätta skriva ut, se vår guide till kvittoskrivare.
Vad ska stå på kvittot?
Vilka uppgifter ett kassakvitto minst ska innehålla framgår av 7 kap. 1 § SKVFS 2021:17. Där ingår bland annat uppgift om betalningsmedel – en kund som betalar med kort ska få ett kvitto som visar att betalningen skett med kontokort. Texten ska enligt 5 kap. 2 § SKVFS 2021:18 vara på svenska, danska, norska eller engelska.
Kassabeteckningen ska finnas på kvittona, liksom på X- och Z-dagrapporterna. I ett modernt kassasystem fylls de flesta obligatoriska uppgifter i automatiskt, men företagsuppgifter, momsregistrering och artikeltexter läggs in av er. Kontrollera ett provkvitto innan ni börjar sälja, och läs om de övriga nya kraven på kassaregister 2027.
När kortterminalen är fristående
I mindre företag förekommer det att kortläsaren inte är kopplad till kassaregistret. Skatteverket anger att kunden då ska få två kvitton: ett kassakvitto från kassaregistret som visar vad som köpts och ett kvitto från kortläsaren som visar kortbetalningen. Terminalens kvitto ersätter alltså inte kassakvittot.
En integrerad lösning, där kassan skickar beloppet till terminalen och får tillbaka besked om betalningen, gör det enklare att få rätt betalsätt på kvittot och minskar risken för fel vid dagsavslutet. Vi jämför upplägget i guiden om kortterminal och kassasystem.
Returkvitto och rättelser
Ett returkvitto är en utskrift från kassaregistret som visar att ett tidigare kvitto innehöll felaktiga uppgifter, eller som visar återbetalning för returnerade eller prisnedsatta varor. Det finns inget krav på att en retur av en vara ska registreras i kassaregistret – företaget kan i stället dokumentera returen enligt bokföringslagens regler om verifikationer. Väljer ni att registrera returen i kassan ska returkvittot innehålla minst samma uppgifter som ett kassakvitto.
Har fel betalningsmedel angetts ska företaget ta ut ett returkvitto som rättar felet och ett nytt kassakvitto med rätt betalsätt. Saknar kassaregistret returfunktion ska en kopia av kvittot tas ut och returen antecknas på den. Hur rättelser syns i dagsavslutet beskriver vi i guiden om Z-rapport och dagsavslut.
Kvittokopior, övningskvitton och annan användning
Skatteverket anger att all annan löpande användning av kassaregistret också ska registreras – exempelvis utskrift av kvittokopior, lådöppningar och returer. Kopior och övningskvitton ska vara tydligt märkta så att de inte kan förväxlas med kassakvitton. Utbilda personalen i när en kopia får skrivas ut och hur ett övningsläge används.
För verksamheter där kunden betalar först efter måltiden – restauranger och barer – är proformakvitton vanliga. Även de ska skiljas tydligt från kassakvittot. Läs mer om restaurangens flöden i guiden om kassasystem för restaurang.
Kvitton i restaurang, butik och salong
I en butik är flödet ofta enkelt: kunden betalar och kvittot erbjuds direkt. I en restaurang skrivs ofta en nota först och kassakvittot efter betalning. Notan är inte ett kassakvitto och ska inte kunna förväxlas med ett. När gästerna delar notan ska varje betalning få sitt eget kassakvitto med rätt betalningsmedel. Kontrollera hur kassan gör det innan ni bestämmer er – läs mer i guiden om kassasystem för café.
I en salong säljs ofta både tjänster och produkter på samma kvitto, och bokningssystemet kan vara separat. Se till att försäljningen registreras i kassaregistret även när betalningen sker i förväg, till exempel vid en bokning med förskottsbetalning. Fråga leverantören hur förskott, presentkort och inlösen syns på kvittot. Fler salongsfrågor finns i guiden om kassasystem för frisör och salong.
Så kontrollerar ni kvittot före första försäljningen
Gör ett provköp med ett par artiklar på olika momssatser och betala med kort. Kontrollera att företagets namn och organisationsnummer stämmer, att kassabeteckningen syns, att momsen är rätt fördelad och att betalsättet framgår. Gör sedan en retur och kontrollera returkvittot. Upprepa med Swish och, om ni tar emot kontanter, med kontant betalning.
Testa också det digitala kvittot: hur snabbt kommer det fram, ser det likadant ut som papperskvittot och kan kunden hitta det igen? Spara provkvittona tillsammans med dokumentationen om kassan. Om något saknas, ta upp det med leverantören innan ni börjar sälja. En genomgång av hela kedjan finns i guiden om moms i kassasystemet och i vår [huvudguide om kassasystem](/).
Kvittot vid kontrollbesök
Vid ett kontrollbesök kan Skatteverket göra ett kontrollköp och se om kvittot tas fram och erbjuds. Personalen ska därför veta att kvittot alltid ska erbjudas, även när det är mycket att göra och kunden verkar ointresserad. Gör det till en vana: ”Vill du ha kvittot på papper eller digitalt?” fungerar i de flesta verksamheter.
Kontrollen kan också omfatta hur kassaregistret används i övrigt, till exempel kvittokopior och övningsläge. Se till att det finns en kort skriftlig instruktion vid kassan och att nyanställda går igenom den första dagen. Om ni har en fristående kortterminal, påminn om att kunden ska erbjudas båda kvittona. Kontrollavgiften vid brister är enligt Skatteverket 12 500 kr, så en tydlig rutin är en billig försäkring. Mer om vad som kontrolleras finns i guiden om kassalagen 2027.
Kvittotyper i kassaregistret
| Typ | Används när | Att tänka på |
|---|---|---|
| Kassakvitto | Vid varje försäljning | Ska erbjudas aktivt, papper eller digitalt |
| Kvitto från kortterminal | Kortbetalning i fristående terminal | Ersätter inte kassakvittot |
| Returkvitto | Rättelse eller återbetalning | Minst samma uppgifter som kassakvitto |
| Kvittokopia | Kunden vill ha ny utskrift | Märkt som kopia, registreras |
| Övnings- och proformakvitto | Utbildning eller nota före betalning | Får inte förväxlas med kassakvitto |
Vanliga frågor
Vanliga frågor
Måste kunden få ett kvitto även om hen säger nej?
Kvittot ska tas fram vid varje försäljning och erbjudas kunden, även när kunden avstår. Kunden behöver inte ta emot det, men företaget måste ta fram och erbjuda det.
Är digitala kvitton tillåtna?
Ja. Skatteverket anger att det inte finns något rättsligt krav på papperskvitto. Företaget kan erbjuda elektroniskt kvitto, papperskvitto eller låta kunden välja.
Räcker kortterminalens kvitto?
Nej, inte om terminalen är fristående. Kunden ska då få både kassakvitto från kassaregistret och kvitto från kortläsaren.
På vilket språk ska kvittot vara?
Enligt 5 kap. 2 § SKVFS 2021:18 ska texten vara på svenska, danska, norska eller engelska.
Måste returer registreras i kassan?
Nej, det finns inget sådant krav. Returen kan dokumenteras enligt bokföringslagens regler. Registreras den i kassan ska returkvittot innehålla minst kassakvittots uppgifter.
Räcker en skylt om att kunden kan be om kvitto?
Nej. Skatteverket anger att en skylt inte uppfyller skyldigheten att erbjuda kvitto. Det krävs en aktiv handling från företaget.