Moms i kassasystemet – så får ni rätt momssats på varje försäljning

Momsen bestäms i artikelregistret

I nästan alla kassasystem kopplas momssatsen till artikeln eller till en artikelgrupp. När en vara säljs hämtar kassan satsen därifrån och visar momsen på kvittot och i Z-dagrapporten. Det gör artikelregistret till den viktigaste kontrollpunkten. Ligger en artikel på fel sats blir varje försäljning fel tills någon upptäcker det.

Gå därför igenom registret när ni startar, när ni lägger till nya varor och när reglerna ändras. Be leverantören visa hur man ändrar sats för många artiklar samtidigt, och om ändringen kan schemaläggas till ett visst datum. Det är en fråga som sällan står i prislistan men som påverkar arbetstiden. Ta med den när ni jämför vad kassasystemen kostar.

Sänkt livsmedelsmoms 2026–2027

Skatteverket meddelar att skattesatsen på livsmedel sänks från 12 till 6 procent den 1 april 2026 och att sänkningen gäller till och med den 31 december 2027. Myndigheten skriver att sänkningen påverkar allt från livsmedelsbutiker och bensinstationer till gatukök, kaféer och restauranger.

Samtidigt är momsen på restaurangtjänster 12 procent. Skatteverket ger exemplet att en restaurang där kunden kan välja att äta på plats eller köpa med sig mat har 12 procent i det första fallet och 6 procent för hämtmaten. Många företag behöver därför hantera båda satserna i samma kassa. För en livsmedelsbutik handlar det mest om att alla varor ligger rätt; för en restaurang eller ett café handlar det också om hur personalen väljer mellan ”äta här” och ”ta med”.

Äta här eller ta med – så löser kassan det

Det finns i huvudsak tre sätt. Det första är dubbla artiklar, en för servering och en för avhämtning. Det är enkelt men gör registret dubbelt så stort. Det andra är ett läge på kvittot eller notan, där personalen väljer ”ta med” och kassan byter sats för de artiklar som berörs. Det tredje är separata kassaflöden, till exempel en beställningsskärm som bara används för avhämtning.

Oavsett metod bör ni testa den på riktiga exempel innan ni bestämmer er. Hur gör kassan när en del av beställningen äts på plats och resten tas med? Hur syns satserna i dagsavslutet? Följer uppdelningen med till bokföringen? Svaren påverkar valet mellan leverantörer och är värda att ta upp i en jämförelse sida vid sida.

Rabatter, presentkort och returer

En rabatt på hela kvittot ska fördelas på de momssatser som ingår. Kontrollera att kassan gör det och att Z-dagrapporten visar försäljning per sats efter rabatt. Presentkort som säljs i kassan är ofta inte en momspliktig försäljning i sig vid försäljningstillfället, men regler för olika slags värdebevis kan skilja sig. Be er redovisningskonsult bekräfta hur just era presentkort ska hanteras och ställ upp kassan därefter.

Vid retur ska momsen återföras med samma sats som vid försäljningen. Om satsen har ändrats mellan köp och retur – till exempel för livsmedel kring den 1 april 2026 – behöver ni veta vilken sats kassan använder. Fråga leverantören, och läs om returkvitton i guiden om kvittokrav.

Från kassan till momsdeklarationen

Z-dagrapporten visar försäljningen per momssats. Den summan förs till bokföringen och därifrån till momsdeklarationen. En automatisk koppling minskar risken för skrivfel men gör det också lättare att missa ett fel i artikelregistret, eftersom ingen människa tittar på siffrorna. Gör därför en enkel rimlighetskontroll varje månad: stämmer fördelningen mellan 6, 12 och 25 procent med hur ni faktiskt säljer?

Hur överföringen kan gå till beskriver vi i guiden om kassasystem och bokföring. Daglig kontroll av rapporten går vi igenom i guiden om Z-rapport och dagsavslut.

Checklista för momsen i kassan

Listan nedan är skriven för att gå igenom tillsammans med den som sköter bokföringen. Den ersätter inte rådgivning om enskilda varor eller tjänster, men den fångar de fel som brukar uppstå i kassan.

• Exportera artikelregistret och kontrollera momssats rad för rad.
• Märk upp vilka artiklar som kan säljas både för servering och avhämtning.
• Testa rabatt, retur och delad betalning på ett kvitto med flera satser.
• Kontrollera att Z-dagrapporten visar försäljning per sats.
• Jämför kassans momsbelopp med bokföringen varje månad.
• Planera ändringar inför 31 december 2027, då den tillfälliga sänkningen upphör.

Exempel: café med servering och avhämtning

Ett café säljer kaffe och bullar både för att äta på plats och för att ta med. Under perioden med sänkt livsmedelsmoms innebär Skatteverkets exempel att servering på plats har 12 procent och hämtmat 6 procent. Kassan behöver därför veta vad som gäller för varje köp. Ett vanligt upplägg är att kassan som standard utgår från ”äta här” och att personalen trycker på ”ta med” när det behövs.

Utbilda personalen i att fråga kunden och att välja rätt läge innan betalning. En felaktigt registrerad försäljning rättas med returkvitto och nytt kvitto, inte i efterhand i bokföringen. Följ upp fördelningen mellan satserna i dagsavslutet de första veckorna – om andelen avhämtning plötsligt ändras kraftigt är det ofta ett tecken på att läget används fel. Mer om flöden för kaféer finns i guiden om kassasystem för café.

Inför att den sänkta matmomsen upphör

Sänkningen gäller enligt Skatteverket till och med den 31 december 2027. Planera redan nu för hur ändringen ska göras i kassan när den tidpunkten närmar sig. Kontrollera om leverantören kan schemalägga en ändring av momssats för många artiklar samtidigt, och om ändringen påverkar pågående beställningar eller förbeställningar som levereras efter årsskiftet.

Tänk även på skyltar, menyer och prislappar. Om priset inklusive moms ska vara oförändrat måste priset exklusive moms ändras, och tvärtom. Ta beslutet i god tid och dokumentera vilka artiklar som berörs. Om ni samtidigt överväger att byta system, läs vår checklista för att byta kassasystem och jämför alternativen i topplistan över bästa kassasystem.

Momsen i offerten och i avtalet

Moms påverkar inte bara försäljningen utan också hur ni läser offerterna. Leverantörer anger ofta priser exklusive moms till företag, men inte alltid. Kontrollera vad som gäller för månadsavgift, hårdvara och transaktionsavgifter, så att ni jämför samma sak. Be leverantören specificera på offerten vilka poster som har moms och vilka som inte har det.

Fråga också vem som ansvarar för att momssatserna i systemet är korrekta när reglerna ändras. Vissa leverantörer uppdaterar standardgrupper centralt, andra lämnar det helt till kunden. Ingen av modellerna är fel, men ni behöver veta vilken som gäller. Ta med frågan när ni [jämför kassasystem](/) och när ni läser villkoren i offerten.