Regler i vardagen · Primärkällor
Kassasystem och bokföring – så hänger det ihop
Kassasystemet registrerar försäljningen, bokföringen redovisar den. Mellan dem finns dagsavslut, betalningsrapporter och utbetalningar som ska stämma med varandra. Här är en praktisk genomgång av flödet och av vad ni bör kräva innan ni väljer kassa eller koppling.
Kassan och bokföringen gör olika saker
Kassaregistret ska enligt skatteförfarandelagen registrera all försäljning och ta fram kvitto. Bokföringslagen styr hur affärshändelserna sedan ska bokföras och bevaras. Det är två regelverk med olika syften, och ett kassasystem ”sköter inte bokföringen” bara för att det har en koppling till ett bokföringsprogram. Kopplingen för över ett underlag; ansvaret för att bokföringen blir rätt ligger kvar hos företaget.
I praktiken är Z-dagrapporten det centrala underlaget. Den sammanställer dagens försäljning per momssats och betalsätt. Vill ni förstå rapporten i detalj, läs först guiden om Z-rapport och dagsavslut.
Tre betalflöden som ska stämmas av
Kontanter syns i kassalådan och i Z-rapporten. Kortbetalningar går via inlösaren och betalas ut till ert konto, ofta med avgifter dragna och med en förskjutning på en eller flera dagar. Swish kommer från banken och kan vara integrerad i kassan eller registreras manuellt. Varje flöde behöver stämmas av mot sin egen rapport.
Det vanligaste felet är att bokföra kortförsäljningen till det belopp som kommer in på kontot. Då försvinner avgifterna ur bokföringen och momsen blir fel. Rätt sätt är att bokföra hela försäljningen och sedan avgiften som en egen kostnad. Hur Swish hanteras i olika kassor beskriver vi i guiden om kassasystem med Swish, och avgifter och avräkning i guiden om kortterminal och kassasystem.
Vad en bra bokföringskoppling gör
En koppling bör föra över dagens försäljning per momssats, betalsätt och eventuellt kostnadsställe. Den bör också visa vilka dagar som har förts över och flagga om ett dagsavslut saknas. Bäst är när kopplingen kan mappas mot ert kontoplan och när det går att se exakt vilken verifikation som skapats från vilken Z-rapport.
Fråga leverantören om överföringen sker per dag eller samlat, om den kan köras om efter en rättelse och vem som hjälper till när något går fel – kassaleverantören, bokföringsleverantören eller er redovisningsbyrå. Konkreta frågor per program finns i guiderna om kassasystem med Fortnox och kassasystem med Visma.
Tidsfrister och certifierat kassaregister
Bokföringen av kontanta betalningar har egna tidsregler. I Skatteverkets ställningstagande om dricks återges att det enligt punkt 3.10 i Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2013:2 är tillåtet att senarelägga bokföringen av kontanta in- och utbetalningar till 50 dagar efter utgången av månaden, om de har registrerats i ett kassaregister som ska vara certifierat enligt skatteförfarandelagen.
Det ger utrymme att bokföra kassan veckovis eller månadsvis, men det tar inte bort behovet av daglig avstämning. En differens som upptäcks efter fem veckor är svår att förklara. Låt därför kassaavstämningen ske dagligen och bokföringen ske i den takt som passar er. Mer om kraven på själva registret står i guiden om kassalagen 2027.
Moms, rabatter och presentkort i bokföringen
Försäljningen ska bokföras per momssats. När livsmedelsmomsen är 6 procent och restaurangservering 12 procent kan samma dag innehålla flera satser, och det måste synas i underlaget från kassan. Rabatter ska fördelas på rätt sats. Presentkort och värdebevis kan behöva bokföras som skuld tills de löses in – kontrollera med er rådgivare. Se guiden om moms i kassasystemet.
Kontrollera att kassan kan skilja på försäljning, presentkortsförsäljning och inlösen i rapporten. Annars blir det svårt att bokföra rätt även om varje kvitto är korrekt.
Arkivering och kontroll
Bokföringsunderlag ska bevaras enligt bokföringslagens regler. Från kassan handlar det om Z-dagrapporter och eventuella rättelser, men också om exporten från journalminnet. Fråga leverantören hur länge data sparas i molnet, hur ni får ut den om ni byter system och i vilket format. Frågan är central när ni byter kassasystem.
Vid avyttring eller skrotning av ett kassaregister med kontrollenhet ska kontrollenheten enligt Skatteverket bevaras på ett betryggande sätt i minst tolv månader. Planera det innan den gamla kassan lämnar lokalen.
Exempel på en månadsrutin
En liten butik med kort, Swish och lite kontanter kan arbeta så här. Varje dag görs dagsavslut och kontanterna räknas. En gång i veckan kontrolleras att kortutbetalningarna har kommit och att avgifterna stämmer med avtalet. Vid månadens slut förs alla Z-rapporter över till bokföringen, antingen via kopplingen eller manuellt, och kassakontot stäms av mot banken.
En restaurang med flera kassor och dricks har fler steg. Dricksen behöver föras till ett eget konto och fördelas enligt arbetsgivarens rutin, och presentkort behöver följas upp som skuld. Läs om dricks i guiden om dricks i kassasystemet. En rutin som är nedskriven och delad med redovisningsbyrån minskar risken för att något faller mellan stolarna.
Så väljer ni rätt nivå på integrationen
Alla behöver inte en avancerad koppling. För ett litet företag med en kassa kan det räcka att ladda ned Z-rapporterna och bokföra dem en gång i månaden. För ett företag med flera kassor, kostnadsställen och många transaktioner sparar en automatisk koppling tid och minskar fel.
Ställ frågan till er redovisningsbyrå innan ni väljer kassasystem: vilket underlag vill de ha, i vilket format och hur ofta? Svaret avgör om kopplingen är ett krav eller ett tillval. Jämför därefter kassorna i leverantörsregistret och räkna på kostnaden med vår kalkylator. Kom ihåg att en billig kassa som kräver mycket manuellt arbete i bokföringen kan bli dyr i längden.
Revision, kontroll och spårbarhet
En bra bokföring från kassan ska gå att följa baklänges: från momsdeklarationen till verifikationen, från verifikationen till Z-rapporten och från Z-rapporten till enskilda kvitton. Det är så en revisor eller Skatteverket arbetar. Kontrollera att kassasystemet sparar kvitton och rapporter så att de kan sökas fram, och att verifikationerna i bokföringen hänvisar till rätt rapport.
Om ni byter kassasystem eller bokföringsprogram, se till att kedjan inte bryts. Exportera rapporter från det gamla systemet innan avtalet upphör och notera från vilket datum det nya gäller. Det gör det möjligt att svara på frågor om en viss dag flera år senare. Mer om bevarande och export av journaldata finns i guiden om nya krav på kassaregister 2027. Om ni driver en butik med lager, läs också om lagerhantering i kassasystemet.
Avstämning per betalsätt
| Betalsätt | Underlag i kassan | Stäms av mot |
|---|---|---|
| Kontanter | Z-dagrapport | Räknad kassa och bankinsättning |
| Kort | Z-dagrapport per betalsätt | Inlösarens rapport och utbetalning |
| Swish | Z-dagrapport eller manuell registrering | Bankens Swish-rapport |
| Presentkort | Försäljning och inlösen | Skuldkonto i bokföringen |
Vanliga frågor
Vanliga frågor
Sköter kassasystemet bokföringen åt mig?
Nej. En koppling för över underlag till bokföringen, men företaget ansvarar fortfarande för att bokföringen blir rätt.
Vilket underlag bokförs försäljningen på?
Normalt Z-dagrapporten, som visar dagens försäljning per momssats och betalsätt.
Ska kortförsäljning bokföras netto efter avgifter?
Nej. Bokför hela försäljningen och avgiften som en separat kostnad, annars blir både moms och kostnader fel.
Hur snabbt måste kassan bokföras?
Det beror på bokföringsreglerna; fråga er redovisningskonsult om just er verksamhet. Enligt BFNAR 2013:2 punkt 3.10 får bokföringen senareläggas upp till 50 dagar efter månadens utgång om betalningarna registrerats i ett kassaregister som ska vara certifierat.
Vad ska jag fråga om bokföringskopplingen?
Vad som förs över, hur ofta, om det kan mappas mot er kontoplan, hur rättelser hanteras och vem som ger support när överföringen fallerar.
Hur länge ska kontrollenheten sparas när kassan byts?
Skatteverket anger att en kontrollenhet ska bevaras på ett betryggande sätt i minst tolv månader vid avyttring eller skrotning av kassaregistret.