Dricks i kassasystemet – så hanterar ni dricks rätt

Kontant dricks och dricks på kort

Skatteverket beskriver i sitt ställningstagande om dricks att dricks är en frivillig betalning utöver det kunden ska betala enligt notan. Den kan betalas kontant eller som ett extra belopp med kort eller på annat elektroniskt sätt. Kontant dricks som personalen själv tar hand om utgör enligt Skatteverket inte inkomst för företaget, och företaget ska inte redovisa den som lön.

Dricks på kort fungerar annorlunda. Pengarna kommer in på företagets konto, och personalen kan inte förfoga över dem direkt. Skatteverket konstaterar att om företaget tillåter att sådan dricks är personalens, uppstår en skuld till personalen som motsvarar dricksbeloppen. Det är här kassan och bokföringen behöver vara rätt uppsatta. Läs om restaurangens övriga flöden i guiden om kassasystem för restaurang.

Ta inte dricksen ur kassalådan

Ett vanligt arbetssätt har varit att personalen med arbetsgivarens godkännande tar ett belopp ur kassalådan som motsvarar dricksen som betalats på kort. Skatteverket tar upp just den situationen i sitt ställningstagande: det innebär att det extra kortbeloppet motsvaras av det belopp som saknas i kassalådan jämfört med vad som registrerats som kontant betalning.

Arbetssättet gör att kassans rapport och kassalådan inte stämmer, och det försvårar både avstämning och kontroll. Det är också en av de vanligaste orsakerna till differenser vid dagsavslutet. Vi beskriver hur differenser utreds i guiden om Z-rapport och dagsavslut. Hur dricksen i stället ska hanteras skattemässigt bör ni gå igenom med er redovisningskonsult utifrån Skatteverkets ställningstagande.

Hur kassan registrerar dricks

I ett integrerat kassasystem läggs dricksen oftast till på kortterminalen, där gästen väljer ett belopp eller en procentsats. Terminalen skickar då totalbeloppet till kassan, som delar upp det i försäljning och dricks. Kontrollera att dricksen inte räknas som försäljning med moms, att den syns separat i Z-dagrapporten och att den kan föras till ett eget konto i bokföringen.

Med en fristående terminal måste dricksen hanteras manuellt, och risken för fel ökar. Det är ett av skälen till att restauranger och barer oftast väljer integrerade terminaler. Se guiden om kortterminal och kassasystem.

Fördelning till personalen

Hur dricksen fördelas påverkar skatten. Skatteverkets ställningstagande skiljer mellan att företaget för vidare dricks som kunderna avsett för personalen och att företaget självt bestämmer över fördelningen. Konsekvenserna för arbetsgivaravgifter och skatteavdrag skiljer sig, och det är en fråga för er redovisningskonsult snarare än för kassaleverantören.

Kassasystemet kan däremot underlätta. Vissa system kan visa dricks per anställd eller per pass, vilket gör fördelningen enklare att dokumentera. Fråga leverantören om rapporten finns och om den kan exporteras till lönesystemet. För barer med många pass är funktionen särskilt användbar – läs guiden om kassasystem för bar och nattklubb.

Personalens egen skatt

Dricks som en anställd får direkt från gäster är enligt Skatteverket skattepliktig ersättning för arbete och ska tas upp som inkomst av tjänst i den anställdes inkomstdeklaration. Det gäller även om arbetsgivaren inte har redovisat dricksen. Informera personalen om det, så att ingen överraskas vid deklarationen.

Det är inte kassasystemets uppgift att hantera personalens skatt, men tydliga rapporter gör det lättare för både arbetsgivare och anställda att veta vilka belopp det handlar om. Läs mer om flödet från kassa till bokföring i guiden om kassasystem och bokföring.

Frågor till leverantören

Ta med frågorna nedan när ni jämför kassasystem. De avslöjar snabbt om dricksen är en genomtänkt funktion eller ett tillägg.

• Kan gästen lägga till dricks på terminalen?
• Syns dricksen separat i Z-dagrapporten?
• Räknas dricksen utanför momsunderlaget?
• Finns rapport per anställd eller pass?
• Kan dricksen föras till eget konto i bokföringen?
• Hur hanteras dricks vid delad nota?

Exempel: restaurang med kortdricks och delad nota

En restaurang med tolv bord tar emot det mesta av dricksen på kort. Gästerna delar ofta notan, och varje gäst lägger till dricks på terminalen. Kassan registrerar varje delbetalning med eget kassakvitto och visar dricksen separat. Vid dagsavslutet syns total försäljning, kortbetalningar och dricks på var sin rad, och kassalådan påverkas inte av kortdricksen.

Dricksen förs till ett eget konto i bokföringen och hanteras enligt den rutin arbetsgivaren har bestämt tillsammans med sin redovisningskonsult. Personalen får en sammanställning per månad. Eftersom ingen tar kontanter ur lådan för att motsvara kortdricksen stämmer kassan vid varje avslut. Fler restaurangfrågor finns i guiden om kassasystem för restaurang.

Vanliga misstag med dricks

Det första misstaget är att dricksen hamnar i försäljningen, så att den får moms och blåser upp omsättningen. Det andra är att dricksen tas ur kassalådan, vilket skapar differenser. Det tredje är att dricksen inte syns per pass, så att fördelningen blir en uppskattning. Det fjärde är att ingen har informerat personalen om att dricksen ska deklareras.

Alla fyra går att undvika med rätt inställningar i kassan och en skriftlig rutin. Ta med frågorna när ni jämför system i leverantörsregistret, och läs om hur dagsavslutet hänger ihop med bokföringen i guiden om kassasystem och bokföring.

Dricks i olika verksamheter

Dricks förekommer främst i restauranger, barer, kaféer, frisörsalonger och taxi, men omfattningen skiljer sig. I en restaurang med bordsservering är dricks på kort vanlig och belopp per nota kan vara betydande. I ett café med disk är dricksen ofta liten och kan komma i en burk vid kassan. I en salong ges dricks ibland till en enskild frisör.

Kassans upplägg bör spegla verksamheten. En restaurang behöver dricks per anställd och per pass, ett café kanske bara en separat rad i dagsavslutet. En salong med självständiga frisörer som hyr stol har ofta helt andra frågor. Skriv ned hur dricksen ska hanteras hos er och kontrollera att kassan stödjer det innan ni väljer system. Läs om salongens behov i guiden om kassasystem för frisör och salong och om kaféets i guiden om kassasystem för café.