Kassasystem pris – vad kostar ett kassasystem 2026?

Kostnaderna i korthet

Priset på ett kassasystem består nästan alltid av tre delar: hårdvara som du köper eller hyr, mjukvara som du betalar för varje månad, och transaktionsavgifter som dras på varje kortköp. Hur dessa tre balanseras skiljer sig kraftigt mellan leverantörer. Ett system kan vara gratis per månad men dyrt per transaktion, ett annat tvärtom. Därför går det inte att jämföra kassasystem på månadspriset ensamt.

Hårdvara: 5 000–45 000 kr

Den enklaste uppsättningen är en kortläsare kopplad till en mobil eller surfplatta du redan har. Då kan hårdvaran stanna på några tusenlappar. Ett café behöver ofta också kvittoskrivare och kassalåda för kontanter, vilket landar runt 8 000–15 000 kr. En restaurang med bordsservering, handdatorer, köksskärm och flera skrivare hamnar lätt på 25 000–45 000 kr.

Tänk på att kontrollenheten – om den inte är molnbaserad – också är hårdvara. Fråga uttryckligen om den ingår i paketpriset.

Mjukvara: 0–1 200 kr per månad

Licensen betalar du oftast per kassa. Ett grundpaket för en butik eller ett café ligger kring 400–700 kr. Yabie Start kostar till exempel från 499 kr i månaden och Yabie Grow från 699 kr. För Northmill POS är det tidigare priset inte längre verifierat som aktuellt; Northmill hänvisar numera till Flopay. Restaurangsystem med bordskarta, köksskärm och personalfunktioner kostar oftare 800–1 200 kr per kassa.

Läs vad som ingår. Lagerhantering, kundklubb, presentkort, e-handelskoppling och Fortnox-integration är vanliga tillägg på 50–300 kr styck per månad. Fem tillägg kan alltså fördubbla licenskostnaden.

Transaktionsavgifter: 1,0–2,75 %

Varje kortköp kostar en procentsats av beloppet, ibland plus en fast avgift. Leverantörer utan månadsavgift tar ofta runt 1,75–2,75 %, medan system med fast månadspris och separat inlösenavtal kan komma ner mot 1,0–1,5 % för svenska debetkort. Utländska kort och företagskort är nästan alltid dyrare.

Det är här de största pengarna finns för en verksamhet med hög omsättning. Säljer du för 200 000 kr på kort per månad motsvarar varje halv procentenhet 1 000 kr i månaden – 36 000 kr på tre år.

Dolda avgifter att se upp med

• Uppstartsavgift för installation, artikelimport eller utbildning, ofta 0–5 000 kr.
• Avgift för kontrollsystem som läggs på separat i stället för att ingå.
• Minimidebitering på kortinlösen om du säljer under en viss nivå.
• Supportnivåer där kvälls- och helgsupport kostar extra.
• Uppsägningsavgift eller kvarvarande hyra vid förtida avslut.
• Prisjusteringsklausuler som låter leverantören höja priset årligen.

Hyra, leasing eller köp?

Köp ger lägst totalkostnad om utrustningen används i mer än två till tre år. Du äger hårdvaran och kan byta mjukvaruleverantör om den är kompatibel. Hyra ger låg startkostnad och ofta bytesgaranti om något går sönder, men bindningstiden är vanligen 24–36 månader. Leasing via ett finansbolag liknar hyra men är ett separat avtal – kassasystemet kan sägas upp medan leasingavtalet löper vidare. Läs alltid båda avtalen.

Så jämför du två offerter på samma villkor

Skicka samma underlag till båda leverantörerna: antal kassor, kortförsäljning per månad, antal köp, önskade betalsätt och nödvändiga integrationer. Ange också när verksamheten behöver support. Be leverantören skilja engångskostnader från löpande avgifter och markera vilka tjänster som är obligatoriska. Då blir det lättare att upptäcka om ett lågt grundpris bygger på att viktiga delar köps separat.

Räkna även på antal köp och säsong

Om avtalet innehåller en fast avgift per transaktion räcker det inte att känna till omsättningen. Många små köp kan ge en annan kostnad än få stora köp med samma försäljningsvärde. För en säsongsverksamhet bör kalkylen dessutom skilja öppna månader från stängda månader. Fråga om licens, terminalhyra och eventuell minimidebitering fortsätter när verksamheten är stängd.

Håll isär likviditet och totalkostnad

En låg startbetalning kan vara viktig även om den sammanlagda kostnaden blir högre. Gör därför två jämförelser: vad som måste betalas före öppning och vad avtalet kostar under hela den valda perioden. Ta med eventuell slutbetalning och kontrollera vem som äger utrustningen när avtalet löper ut. Räkna inte med ett framtida andrahandsvärde om det är osäkert.

Vanliga misstag

• Att jämföra ett kampanjpris med ett annat systems ordinarie pris utan att räkna på hela avtalsperioden.
• Att lägga ihop paketpris och separat terminalhyra trots att terminalen redan ingår.
• Att använda total omsättning som underlag för kortavgiften när en del betalas på andra sätt.
• Att glömma utbildning, artikelimport och arbete med att byta system.
• Att behandla en kalkyl utan tillägg och installation som en fullständig budget.

Så valde ett säsongscafé – hypotetiskt exempel

Ett påhittat café planerar att hålla öppet en del av året. Ägaren jämför först månadspriser, men upptäcker att det ena erbjudandet kräver betalning även under stängda månader. I stället för att multiplicera en sommarmånad med tolv lägger ägaren in förväntad försäljning månad för månad och begär skriftligt besked om pausmöjligheter.

Därefter kontrolleras om kvittoskrivare, kontrollsystem och support ingår i båda alternativen. Beslutet grundas på årskostnaden och betalningarna före öppning, inte på den lägsta annonserade månadsavgiften. Exemplet är hypotetiskt och visar ingen verklig kunds kostnad eller besparing. Använd samma arbetssätt med dina egna offerter och försäljningsantaganden.

Total kostnad över tre år

Den mest rättvisa jämförelsen är totalkostnaden under 36 månader: hårdvara + (licens + tillägg) × 36 + transaktionsavgifter × 36. Tabellen nedan visar tre hypotetiska scenarier, inte offerter eller verifierade kundkostnader. Samtliga belopp är kalkylantaganden exklusive moms. Kortförsäljningen antas vara oförändrad varje månad. Marknadshandlarens kortavgift antas vara 1,85 %, caféets 1,29 % och restaurangens 1,20 %. Licensen antas vara 0, 599 respektive 1 200 kr per månad. Installation, tillägg, finansiering och prisändringar ingår inte.

Så får du ett bättre pris

1. Begär offert från minst tre leverantörer med samma underlag: antal kassor, omsättning, andel kortköp och funktioner.
2. Förhandla inlösenpriset separat – det är ofta den största kostnaden.
3. Fråga om rabatt vid årsbetalning i stället för lång bindningstid.
4. Använd egen surfplatta om systemet stödjer det.
5. Be om totalkostnad på 36 månader skriftligt, inklusive alla tillägg.

Vill du slippa göra jobbet själv kan du få offert från upp till tre leverantörer via oss. Se också vilka kassasystem vi rekommenderar.

Vanliga frågor om pris