Kassasystem med lagerhantering – från försäljning till inköp

Hur lagret hänger ihop med kassan

När en vara säljs registrerar kassan försäljningen och drar samtidigt av en enhet från lagersaldot. Det låter enkelt, men förutsätter att varje vara har en egen artikel – ofta med streckkod – och att inleveranser registreras när varorna kommer. Saknas det ena blir saldot fel och förtroendet för systemet försvinner.

Lagerfunktionen är inte ett krav enligt reglerna för kassaregister. Skatteverket anger tvärtom att det inte finns något krav på att en returnerad vara ska registreras i kassaregistret. Lagret är alltså en affärsfunktion, och värdet beror på hur väl den passar er butik. Läs om butikens övriga behov i guiden om kassasystem för butik.

Funktioner som spelar roll

Grundfunktionerna är artikelregister, saldo per artikel, inleverans och inventering. Nästa nivå är varianter – storlek och färg i en klädbutik – samt beställningspunkter som visar när en vara behöver köpas in. För butiker med flera lokaler eller en nätbutik krävs saldo per lager och överföringar mellan dem.

Fråga också efter rapporter. Vilka varor säljer bäst, vilka står still och hur stort är svinnet per varugrupp? Ett system som bara räknar saldo men inte hjälper er att fatta beslut ger mindre än det kostar.

• Artiklar med streckkod och varianter.
• Inleverans mot inköpsorder.
• Inventering med skanner eller mobil.
• Beställningspunkter och inköpsförslag.
• Saldo per lager och butik.
• Rapporter över försäljning, lagervärde och svinn.

Streckkoder och skanning

Lagerhanteringen står och faller med streckkoderna. Varor från grossist har ofta EAN-koder som kan läsas in direkt. Egna varor behöver egna koder och etiketter. Kontrollera att kassasystemet kan skriva ut etiketter och att skannern läser koderna snabbt. Vår guide om streckkodsläsare beskriver vad ni bör testa.

Inventering går snabbare med en handskanner eller en mobil app än med papper. Fråga om inventering kan göras medan butiken är öppen och hur systemet hanterar försäljning under pågående inventering.

Butik och nätbutik med samma lager

Säljer ni både i butik och på nätet är ett gemensamt lager ofta det viktigaste skälet att välja ett visst kassasystem. Annars riskerar ni att sälja samma vara två gånger. Synkroniseringen kan ske i realtid eller med jämna mellanrum; fråga hur ofta och vad som händer när kopplingen bryts.

Vi beskriver kopplingen mellan kassa och e-handel i guiden om kassasystem för webshop. Där finns också frågor om returer, som ofta blir den svåraste delen när kunden köper på nätet och lämnar tillbaka i butik.

Lagervärde och bokföring

Ett kassasystem med lager kan visa lagervärdet, vilket är användbart vid bokslut. Värderingen i bokföringen följer dock egna regler, och lagervärdet i kassan bör ses som ett underlag. Stäm av med er redovisningskonsult hur siffrorna ska användas.

Kopplingen mellan kassa och bokföring beskrivs i guiden om kassasystem och bokföring. För lagret är det viktigaste att inleveranser och försäljning registreras konsekvent, så att lagervärdet blir rimligt.

Så jämför ni lagerfunktionerna

Be om en demonstration med era egna artiklar, inte med leverantörens exempeldata. Lägg in tio varor med varianter, gör en inleverans, sälj några, gör en retur och inventera. Det tar en timme och visar mer än en funktionslista.

För kedjor blir central styrning av sortiment och priser viktigt. Läs guiden om kassasystem för kedja och jämför sedan alternativen i vår topplista.

Exempel: klädbutik med nätbutik

En klädbutik säljer cirka 400 artiklar i fem storlekar och tre färger. Varje variant har en egen streckkod. När en leverans kommer registreras den mot inköpsordern, och etiketter skrivs ut för varor som saknar kod. Samma lager visas i nätbutiken, så att en tröja som säljs i butiken försvinner från nätet inom några minuter.

En gång i kvartalet inventerar butiken med en handskanner efter stängning. Skillnaden mellan systemets saldo och den faktiska räkningen visas per varugrupp, och butiken ser att svinnet är högst för accessoarer vid kassan. Placeringen ändras och svinnet följs upp nästa kvartal. Fler frågor för klädhandeln finns i guiden om kassasystem för klädbutik.

Vanliga misstag med lagret i kassan

Det första misstaget är att börja sälja innan alla varor finns i systemet, så att försäljningen registreras på en generell artikel. Det andra är att inleveranser inte registreras, så att saldot blir negativt. Det tredje är att returer läggs tillbaka i lager utan kontroll av skick. Det fjärde är att inventering görs för sällan för att man ska kunna lita på saldot.

Bestäm vem som ansvarar för lagret och hur ofta det kontrolleras. Ett system med bra rapporter gör uppföljningen enkel, men det kräver att informationen in i systemet är rätt. Jämför lagerfunktionerna mellan leverantörerna i leverantörsregistret och läs om kostnaderna i prisguiden.

Lager i restaurang och café

Lagerhantering i en restaurang ser annorlunda ut än i en butik. Där handlar det om råvaror som förbrukas i recept, inte om färdiga varor med streckkod. Vissa kassasystem kan koppla en sålda rätt till ett recept och dra av ingredienserna från lagret, vilket ger en uppskattning av förbrukningen och svinnet.

Funktionen kräver att recepten läggs in noga och att inleveranser registreras, annars blir siffrorna missvisande. För mindre kaféer är det ofta enklare att räkna lagret av de viktigaste råvarorna en gång i veckan. För större restauranger och kedjor kan ett fullständigt receptlager ge stora besparingar. Läs om restaurangens behov i guiden om kassasystem för restaurang och om kaféets i guiden om kassasystem för café. Är ni osäkra på vilken nivå ni behöver, börja enkelt och bygg på när rutinerna sitter.